Comme de nombreuses personnes, vous avez probablement l’impression de ne pas avoir assez de temps pour effectuer toutes vos tâches. Vous pensez que vous êtes constamment débordé et que vous n’arrivez pas à suivre une cadence satisfaisante.
En appliquant quelques astuces, vous augmenterez votre rendement et vous atténuerez cette impression de surcharge.

Les principes de base à connaître pour gagner du temps

Le rangement du bureau et de l’ordinateur

Vous gagnerez beaucoup de temps en ayant toujours des documents classés avec soin. En effet, si vous avez besoin d’un document qui n’est pas rangé normalement, vous pouvez mettre un quart d’heure à le retrouver.
En conséquence, il faut prendre quelques minutes pour classer les documents qui restent sur la table. Faites cette tâche simple de préférence chaque soir.
Il faut faire le même travail avec votre ordinateur. Si vous devez conserver de nombreux e-mails, créez des dossiers dans votre boîte. Classez chaque e-mail reçu ou envoyé dans le dossier prévu à cet effet. Vous le retrouvez beaucoup plus facilement si vous avez besoin de le consulter.

L’inscription sur un papier de toute tâche à accomplir et la prise en compte des imprévus

Avant de quitter votre bureau, notez sur une feuille toutes les tâches que vous devrez faire le lendemain. Pensez aussi à noter les heures de vos réunions et de vos rendez-vous. En effet, l’oubli d’une tâche peut entraîner une perte de temps importante.
Cependant, il est indispensable de conserver de la souplesse. En effet, un planning trop serré est le plus souvent impossible à tenir. Prévoyez un battement d’une heure pour chaque jour afin de faire face à une circonstance imprévue.

L’établissement d’un planning

La planification de chaque journée

Il faut organiser chaque journée de travail un peu comme un trajet à faire en voiture. Lorsque vous devez parcourir 200 km en voiture, vous prévoyez votre itinéraire à l’avance avec une carte. En effet, si vous ne faites pas cette tâche, vous risquez de vous égarer et de perdre beaucoup de temps.
Cette règle s’applique aussi pour l’organisation d’une journée de travail. En effet, si vous planifiez vos tâches à l’avance, l’exécution d’un projet confié par votre patron sera facilitée.

La réalisation des tâches

Il faut dans la mesure du possible se concentrer sur chaque tâche planifiée. Vous devez notamment éviter d’essayer de faire trois tâches différentes à la fois.
Enfin, il faut se fixer des délais raisonnables. Il est notamment capital de limiter la durée qui sera consacrée à une tâche. En effet, vous serez moins tenté de passer à une autre tâche avant d’avoir fini celle qui est en cours d’exécution.

La définition des priorités

Il est judicieux de faire votre planning en classant les tâches à effectuer de la manière suivante :
• Missions urgentes et nécessaires par lesquelles il faut commencer ;
• Travaux nécessaires, mais non urgents ;
• Tâches qui ne sont ni urgentes ni nécessaires et qu’il convient de refuser ;
• Travaux qui peuvent être délégués aux collaborateurs.

L’adaptation de votre rythme à votre organisme

La prise en compte du fonctionnement de votre cerveau

N’oubliez pas que l’efficacité d’un être humain varie au cours de la journée. Vous devez donc vous mettre à l’écoute de votre corps et observer les règles de la chronobiologie. En testant plusieurs rythmes de travail, vous repérerez des moments les plus appropriés pour faire une catégorie de tâches donnée.
Ainsi, certaines personnes sont plus efficaces pour faire des travaux de réflexion le matin alors que d’autres réussissent mieux ce type de tâche l’après-midi. Repérez l’heure à laquelle votre organisme est le plus performant pour un travail de ce type.

Un principe important à connaître

Sachez cependant que le cerveau est très actif l’après-midi entre 15 h et 16 h 30. Il est donc astucieux de choisir ce moment pour faire un travail d’analyse ou pour traiter un dossier complexe. Au-delà de 17 heures, vous avez intérêt à vous consacrer à des tâches réclamant moins de vigilance. Enfin, la soirée peut être consacrée à des travaux exigeant peu de concentration.

L’adaptation de votre cadence aux exigences de la tâche à accomplir

N’oubliez pas qu’il faut éviter d’aller trop vite. En effet, si une tâche est exécutée au rapidement, cela risque de se traduire par une perte de temps. Ainsi, si vous rédigez un e-mail en ne donnant des informations nécessaires, vous devrez rappeler votre interlocuteur pour réparer les oublis.

Le repérage des situations chronophages

Il est essentiel de savoir se préserver des situations ou des individus qui ponctionnent excessivement votre temps.

Le problème des collaborateurs ou des collègues trop envahissants

Si un collaborateur ou un collègue trop bavard entre dans votre bureau, vous risquez d’avoir du mal à respecter votre planning. N’hésitez pas à demander à vos collaborateurs ou à vos collègues de vous déranger inutilement. Vous pouvez par exemple fixer un créneau horaire au cours duquel vous serez disponibles pour eux.
Le reste du temps, vous devez fermer la porte de votre bureau et demander à n’être dérangé qu’en cas d’urgence.

La gestion des réseaux sociaux et des sources d’informations

Il est indispensable de limiter le temps consacré à la consultation de vos comptes Twitter ou Facebook. En effet, si vous consultez des informations non essentielles, vous pouvez perdre plusieurs dizaines de minutes.
En ce qui concerne la lecture de la presse, efforcez-vous de ne lire que les articles importants pour votre activité.

Le téléphone et les e-mails

L’usage du téléphone peut entraîner un gaspillage de temps important. Demandez à votre secrétaire de filtrer les appels, notamment si vous êtes en réunion. En ce qui concerne votre téléphone portable, n’hésitez pas à l’éteindre si vous faites des travaux urgents.
Vous devez aussi vous méfier des e-mails dont la lecture peut prendre beaucoup de temps. N’hésitez pas à classer dans les dossiers des e-mails indésirables tous ceux dont la lecture n’est pas vraiment nécessaire. Pensez aussi à vous désinscrire régulièrement des e-mails publicitaires.

L’utilisation du mot « non »

L’une des principales causes de stress et de surcharge de travail est la peur de dire « non ». En effet, un salarié qui se sent contraint de dire « oui » tout le temps est rapidement débordé. Sa productivité en souffre.

Les causes de la peur de dire « non »

Trop souvent, un collaborateur cède trop facilement à toutes les sollicitations. Ce manque de fermeté résulte de la peur de déplaire, de susciter l’hostilité ou d’être jugé sévèrement. Ainsi, un cadre qui sait que la date de son entretien annuel d’évaluation approche a souvent du mal à dire non à son patron.
Cependant, il est tout à fait possible de dire non en faisant preuve de diplomatie. Sachez que dans ce cas, vos interlocuteurs vous respecteront, car vous aurez fait preuve de caractère. Il est en effet malsain d’avoir la réputation d’une personne à laquelle on peut tout demander. Voici un article pour apprendre a dire non.

Le principe du refus diplomate

Vous pouvez commencer par demander des précisions à votre interlocuteur. Il doit être à même de dire si sa demande est urgente et de préciser ce qui la justifie.
Ensuite, si vous devez répondre aux sollicitations, classez-les par ordre d’urgence. Dites aux personnes dont les demandes ne sont pas urgentes que vous ne pouvez pas donner suite immédiatement. Précisez le moment auquel vous pourrez leur répondre. Les personnes sont toujours plus compréhensives si vous leur proposez une alternative.

Le cas où votre patron vous impose une charge de travail ou des délais irréalistes

Si votre chef de service exige que vous soyez constamment disponible tout en vous demandant de traiter dix dossiers complexes en une seule journée, dites-lui que comme toute personne, vous n’avez qu’une tête et deux mains. Faites-lui comprendre que cela signifie que vous ne pouvez pas traiter une série de dossiers urgents en étant dérangé en permanence. En outre, dites que vous ne pouvez pas répondre immédiatement à tous les e-mails que vous recevez.
Pour argumenter votre position, vous pouvez dire que vous faites constamment en sorte d’être productif. Attirez son attention sur les efforts que vous faites pour respecter les délais.
Précisez également le temps nécessaire pour répondre à un e-mail et pour traiter vos dossiers. Cette argumentation convaincra votre patron du caractère irréaliste de son exigence.

Cas où des collègues travaillant dans un autre service vous demandent une information

Vous pouvez refuser de répondre à la demande tout de suite si vous devez faire un travail urgent. Il convient alors de demander à votre interlocuteur à quel moment il aura besoin de l’information. Ensuite, proposez-lui de lui répondre au bon moment.

Cas où un collègue vous propose d’aller boire un café

Si sa proposition vous oblige à interrompre un travail urgent, expliquez-lui que ce n’est pas possible. Proposez de partager ce moment de plaisir avec lui à une autre date.